关于做好2019年度档案归档工作的通知
2020-05-07 09:56:46   来源:校办公室   点击:

各部门:
        我院档案室于2020年5月6日办理2019年度档案材料的归档接收工作,请各部门按要求及时移交档案材料,现将有关事项通知如下:
        一、归档范围和分类
        1、2019年1月1日至12月31日期间,学院党群、行政、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。
        各部门应按照《河南测绘职业学院综合档案实体分类方案、档案归档范围及保管期限表》中归档范围的规定,将应归档的2019年度文件材料收集完整。
        2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
        3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(市级以上)及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
        二、归档要求
        1、各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。
        2、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
        3、重要请示类文件材料如已答复,须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。
        4、归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚,因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复制。
        5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,附件等。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料;发文签应有领导签字,底稿落款处应加盖公章;正文上的落款处须盖发文单位的公章。
        6、归档材料必须完整,在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。归档材料整理后,要逐项填写《档案移交(接收)清单》,将清单和材料一同归档。
        7、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式2份)。
        三、归档时间及地点
        各部门移交档案时间:2020年5月6日—5月31日
        档案移交地点:河南测绘职业学院象湖校区3号楼档案室201室
         四、归档程序
        1、归档验收
        各部门收齐档案后,由各部门参加培训的兼职档案员和档案室进行交接,交接双方当面检查,综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。
        2、移交手续
        归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案材料移交(接收)登记表》,登记表一式2份,交接双方签字并加盖所在部门印章后,归档单位留存1份,档案室留存1份备查。
 
        补充:新型冠状病毒感染的肺炎疫情发生以来,我院认真贯彻落实党中央、省委和上级部门关于做好疫情防控工作的重要指示精神,全校师生响应学校号召,全力投入疫情防控工作。为真实记录学校防控疫情的历史过程,确保疫情防控工作珍贵记忆得以永存,并为以后工作和研究提供借鉴,请各立档单位注意学校和本部门的疫情防控工作相关档案资料的收集、保管,并于疫情防控工作结束后三个月内,将本单位形成的符合上述征集范围的疫情防控工作文字材料、图片、音视频、实物等整理好,等待档案馆通知归档。
        一、收集范围
        凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的各类载体的记录(包括纸质文字材料、图片、声像、电子文件和实物等),都应当纳入收集归档范围。具体包括:
        1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等;
        2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、方案、决议、纪要、通知、要求等;
        3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料;
        4.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、阶段性统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料;
        5.各部门疫情防控志愿者组织及成员名单以及成员工作过程中产生的文件材料;
        6.学校和各部门向疫区捐赠财物的凭证、记录;我校师生参与无偿献血等志愿服务的凭证、证书、记录等;在疫情防控过程中以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料;
        7.抗击新冠肺炎疫情过程中,接收社会各界向我校捐赠物资和资金的来源、分配使用方案等相关资料;
        8.学校和各部门在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传片等各类宣传材料、文化作品;微博、微信公众号的疫情防控主题推送;
        9.全校师生广泛参与抗击疫情、特别是做出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等。
        10.广大师生共克时艰、互助奉献,体现网上教学等情况的文字、组图、音视频资料等。
 
        附件:各部门归档材料内容
 
                                                                                                                                                                                   院   办
                                                                                                                                                                            2020年5月6日
 


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