关于做好2018年度档案归档工作的通知
2019-01-02 10:06:12   来源:校办公室   点击:

各部门:
        我校档案室于2019年2月22日至3月31日办理2018年度档案材料的归档接收工作,请各部门按要求及时移交档案材料,现将有关事项通知如下:
        一、归档范围和分类
        1、2018年1月1日至12月31日期间,学校党群、行政、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。
        各部门应按照《河南测绘职业学院综合档案实体分类方案、档案归档范围及保管期限表》中归档范围的规定,将应归档的2018年度文件材料收集完整。
        2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
        3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(市级以上)及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
        二、归档要求
        1、各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。
        2、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
        3、重要请示类文件材料如已答复,须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。
        4、归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚,因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复制。
        5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,附件等。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料;发文签应有领导签字,底稿落款处应加盖公章;正文上的落款处须盖发文单位的公章。
        6、归档材料必须完整,在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。归档材料整理后,要逐项填写《档案移交(接收)清单》,将清单和材料一同归档。
        7、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式2份)。
        三、归档时间及地点
        各部门移交档案时间:2019年2月22日—3月31日
        档案移交地点:河南测绘职业学院象湖校区档案室209室
         四、归档程序
        1、归档验收
        各部门收齐档案后,由各部门参加培训的兼职档案员和档案室进行交接,交接双方当面检查,综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。
        2、移交手续
        归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案材料移交(接收)登记表》,登记表一式2份,交接双方签字并加盖所在部门印章后,归档单位留存1份,档案室留存1份备查。

        附件:
        1、档案移交(接收)清单
        2、档案材料移交(接收)登记表
        3、河南测绘职业学院综合档案实体分类方案、档案归档范围及保管期限表
        4、河南测绘职业学院归档文件材料载体使用要求及书写规范

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